jobid=A.0.0502
Functieomschrijving
De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen (DV) één vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR Managementondersteuner S7). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, met de mogelijkheid tot een voorafgaand jaarcontract.
In deze functie is hybride werken mogelijk. Je wordt geacht op locatie in Den Haag aanwezig te zijn wanneer dat nodig is voor de uitvoering van je werkzaamheden of organisatorische redenen, in overleg met je leidinggevende.
Migratie draait om mensen: mensen die asiel aanvragen, willen studeren, kennis delen, werken of Nederlander willen worden. Dit brengt diverse vraagstukken met zich mee die vragen om flexibele en daadkrachtige ondersteuning van het Managementteam (MT).
Wat ga je doen?
Als Managementondersteuner werk je veelzijdig binnen een dynamische directie, met de focus op planning, organisatie en het ontzorgen van de directeur en tactisch managers van het MT Dienstverlenen (DV). Je coördineert en bewaakt diverse werkzaamheden binnen het secretariaat.
Je bent het visitekaartje van de directie Dienstverlenen en biedt secretariële ondersteuning aan het MT DV. Je werkt samen met andere managementondersteuners en vervangt elkaar bij afwezigheid. Daarnaast werk je samen met stafmedewerkers en managementondersteuners van andere directies, waarbij kennisdeling belangrijk is.
Je bent de eerste aanspreekpunt voor het MT DV voor zowel interne organisatie als externe partijen. Je beantwoordt telefoongesprekken, verstrekt inhoudelijke informatie en verwijst door indien nodig.
Verder beheer je de agenda en mailbox van meerdere MT-leden, stem je afspraken af, en bereid je vergaderingen voor in het administratieve systeem (iBABS). Je bewaakt de voortgang van afspraken en besluiten en signaleert knelpunten, waarbij je proactief verbeteringen aandraagt.
De voornaamste elementen in jouw rol:
- Secretariële ondersteuning van het MT
- Beheer van de agenda en mailbox
- Beantwoording van de telefoon en informatieverstrekking
- Flexibiliteit in werkomgang
- Bewaken van voortgang en afhandeling van afspraken
- Organiseren van interne evenementen
Functie-eisen
Herken jij jezelf hierin?
- Minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding
- Typevaardig en beheersing van Microsoft Office
- In staat relevante verbanden te leggen en belangen te inschatten
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Ervaring met werken in een digitale werkomgeving
Competenties
- Klantgerichtheid
- Voortgangscontrole
- Plannen en organiseren
- Flexibiliteit
- Samenwerken
- Integriteit
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 7
- Maandsalaris: Min €3016 – Max €3879
#J-18808-Ljbffr
Deel deze vacature: