Gemeente Rotterdam

Jobid=7f876c5c1dff (0.0992)

Jouw rol

Wil jij jouw organisatietalent inzetten in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Als Managementassistent speel je een sleutelrol in de ondersteuning van het afdelingshoofd en de teamleiders van het Klanten Contact Center. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, van agendabeheer en overlegorganisatie tot administratieve processen en onboarding.

Je bent onmisbaar in het selectie- en onboardingproces van nieuwe collega’s. Je voert telefonische voorselecties uit, verwerkt gegevens zorgvuldig in MijnHR en zorgt dat leidinggevenden altijd beschikken over actuele en complete informatie. Nieuwe medewerkers geef jij een sterke en warme start: je maakt hen wegwijs binnen de organisatie en bent hun eerste aanspreekpunt.

Dankzij jouw overzicht, proactieve houding en organisatietalent creëer je rust en structuur in een dynamische werkomgeving. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het secretariaat en draagt actief bij aan een professionele en goed georganiseerde afdeling.

Deze tijdelijke functie van maximaal 7 maanden bied je een mooie kans om jouw kwaliteiten in te zetten binnen een grote en maatschappelijke organisatie én waardevolle ervaring op te doen binnen de gemeente Rotterdam.

Jouw taken:

Ondersteuning van het afdelingshoofd:

Je beheert de agenda en zorgt voor een efficiënte planning van afspraken;

Je organiseert vergaderingen en verzorgt de voorbereiding;

Je verzorgt verslaglegging en bewaakt de voortgang van acties.

Ondersteuning van de afdeling Klantencontact:

Je organiseert bijeenkomsten en werkbezoeken;

Je plant en registreert afspraken binnen het recruitmentproces;

Je voert telefonische voorselecties uit met kandidaten;

Je verwerkt gegevens zorgvuldig in MijnHR;

Je begeleidt nieuwe medewerkers en bent hun eerste aanspreekpunt.

Samenwerking binnen het secretariaat:

Je werkt nauw samen met collega’s en vervangt elkaar waar nodig;

Je signaleert verbeterkansen en denkt actief mee over efficiëntere processen;

Je zorgt voor overzicht en structuur binnen de ondersteuning.

Over Dienstverlening
Het cluster Dienstverlening staat midden in de stad en zorgt voor toegankelijke en betrouwbare dienstverlening aan Rotterdammers, ondernemers en bezoekers. Via Rotterdam.nl, 14 010 en de stadswinkels helpen we inwoners snel en goed verder.

Het secretariaat is een energiek en professioneel team dat directies en afdelingen ondersteunt. We staan voor Rotterdamse daadkracht, samenwerking en kwaliteit. Samen zorgen we dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Lees hier meer

Deel deze vacature:

Managementassistent – Gemeente Rotterdam – Rotterdam

Gemeente Rotterdam