Jobid=32525f41e419 (0.0154)
Join to apply for the Contractondersteuner -PTZ Noordtunnel, Rotterdam role at Masters in Public
Get AI-powered advice on this job and more exclusive features.
Over Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Als contractsecretaris en -documentalist ben je werkzaam in het team Contractmanagement van het project PTZ-Noordtunnel. Je hebt interactie met de marktpartij Ballast Nedam voor de uitvoering en met de interne RWS projectorganisatie.
Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit doe je door je kennis van de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten. Kennis en ervaring met 2-fasen contracten is een pre.
Je beoordeelt wie op de hoogte moeten worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactietermijnen en deadlines worden gehaald. In samenwerking met het contractteam zorg je dat de afgesproken termijnen worden behaald en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan.
Daarnaast fungeer je als secretaris van de Project- en Contract overleggen. Je notuleert de vierwekelijkse Project overleggen met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON) en zorgt dat de notulen en actie & besluitenlijst door partijen geaccepteerd worden. Voor de tweewekelijkse Contractoverleggen met de Contractmanagers en contractadviseurs van OG en ON verzorg je agendas en verslaglegging (actie en besluitenlijst).
Let op: binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect SharePoint 2013 omgeving). Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot het werk van de contactsecretaris en documentalist. Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.
Taken
- Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd;
- Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten;
- Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever;
- Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke;
- Contractteamleden coachen in het opslag van gegevens in de systemen;
- Bewaken van deadlines en reactietermijnen van verstuurde en ontvangen documenten in afstemming met onder andere de baseline manager en de toets coördinator;
- Opstellen agendas Project overleggen en Contract overleggen;
- Verslaglegging van Project overleggen en Contract overleggen.
Resultaat
- Het contractmanagementteam van het project PTZ-Noordtunnel wordt hands-on en proactief ondersteund.
- De documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is gestructureerd en geordend.
De eisen
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met projecten in de GWW-sector en/of grote multidisciplinaire contracten
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van contractmanagement, verbintenissen recht of documentmanagement
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding in een relevante richting
De wensen
- Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in GRIP/Relatics
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in met een Document Management Systeem
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
Seniority level
Entry level
Employment type
Full-time
Job function
Other
Industries
Consumer Services, Environmental Services, and Consumer Services
Referrals increase your chances of interviewing at Masters in Public by 2x
Salary: €2,500.00-€3,000.00
Rotterdam, South Holland, Netherlands
We’re unlocking community knowledge in a new way. Experts add insights directly into each article, started with the help of AI.
#J-18808-Ljbffr
Deel deze vacature: